Face à une surcharge de travail, trois gestes aident à reprendre la main : trier pour garder les 20 % de tâches qui comptent vraiment, refuser ou reporter une partie du reste et déléguer ce qui peut l’être. Si la surcharge dure, parlez-en à votre manager : la loi oblige l’employeur à protéger votre santé physique et mentale.
Dans cet article, vous verrez comment repérer les signes d’une surcharge de travail, puis comment trier, refuser, déléguer et en parler, avec des phrases prêtes à l’emploi.
Qu’est-ce qu’une surcharge de travail?
On parle de surcharge de travail quand vous avez plus de tâches à faire que de temps pour les faire et que cette situation dure. Une semaine chargée avant une échéance n’est pas une surcharge. Des mois à courir après votre liste, si.
Vous n’êtes pas seul dans ce cas. Selon l’Insee, 45 % des salariés déclaraient en 2019 devoir se dépêcher dans leur travail.
Quels sont les signes d’une surcharge de travail?
Une surcharge de travail qui dure peut mener à l’épuisement professionnel. L’INRS, l’organisme de référence en prévention des risques au travail, définit le burnout comme un ensemble de réactions à un stress professionnel chronique. Il cite la surcharge de travail et la pression temporelle parmi les facteurs de risque.
L’INRS classe les signes en trois familles :
- Signes physiques : fatigue généralisée, maux de tête ou de dos, tensions musculaires, troubles du sommeil.
- Signes cognitifs : difficulté à vous concentrer, à prendre des décisions ou même à faire des opérations simples.
- Signes émotionnels : sentiment de vide ou d’impuissance, perte de confiance en soi, irritabilité, pessimisme.
Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces signes depuis des semaines, ne vous contentez pas des conseils qui suivent : parlez-en aussi à un médecin.
Comment trier ses tâches avec la règle des 80/20?
La règle des 80/20 part d’une idée simple : une petite partie de vos tâches produit l’essentiel de vos résultats. Quand tout déborde, c’est le premier tri à faire.
Prenez trente minutes et listez tout ce que vous avez à faire, sans rien oublier. Puis classez chaque tâche dans l’une de ces quatre colonnes :
| Colonne | Ce que vous y mettez | Ce que vous en faites |
|---|---|---|
| Garder | Les tâches qui comptent vraiment pour vos objectifs ou ceux de votre équipe | Vous les faites en premier |
| Reporter | Les tâches utiles, mais qui peuvent attendre | Vous leur donnez une nouvelle date |
| Déléguer | Les tâches que quelqu’un d’autre peut faire aussi bien | Vous les confiez |
| Supprimer | Les tâches que personne ne remarquera si elles disparaissent | Vous les rayez |
La colonne « garder » ne devrait contenir qu’une petite partie de votre liste. Si tout y passe, refaites le tri en vous demandant : « si je ne pouvais faire que trois tâches cette semaine, lesquelles choisirais-je? »
Pour classer selon l’urgence et l’importance, la matrice d’Eisenhower complète bien ce tri. Et pour éviter que chaque tâche gonfle, souvenez-vous de la loi de Parkinson : le travail a tendance à occuper tout le temps qu’on lui donne.
C’est aussi la leçon du livre de Tim Ferriss, La semaine de 4 heures. Comme je l’explique dans mon avis sur ce livre, il apprend à éliminer les tâches inutiles grâce à la loi de Pareto et à la loi de Parkinson, puis à automatiser et déléguer le reste. C’est sa partie la plus utile face à une surcharge de travail : voir La semaine de 4 heures sur Amazon.
Comment refuser ou reporter une tâche?
Une fois le tri fait, il faut dire non à une partie des nouvelles demandes. Refuser ne veut pas dire fermer la porte : vous pouvez proposer une autre date ou une autre solution.
Quelques phrases qui marchent :
- « Je ne peux pas le prendre cette semaine. Je peux m’y mettre lundi prochain, ça te va? »
- « Si je prends ce dossier, je dois décaler celui-ci. Lequel est le plus important pour toi? »
- « Je n’ai pas le temps de le faire en entier. Je peux en faire la première partie. »
La deuxième phrase est la plus utile avec un manager : elle ne dit pas non, elle demande de choisir. Pour aller plus loin, lisez notre article sur comment refuser une tâche au travail.
Votre liste de tâches ne cesse de grossir?
Le livre blanc gratuit « Gagnez 24 heures de temps libre par semaine » vous aide à repérer ce qui compte vraiment et à lui faire de la place dans votre semaine.
Comment déléguer sans tout reprendre ensuite?
Déléguer fait gagner du temps à condition de ne pas tout refaire derrière. Quatre précautions aident :
- Choisissez la bonne personne : quelqu’un qui a le temps et les compétences ou qui peut les acquérir.
- Expliquez le résultat attendu, pas seulement la tâche : à quoi ressemble un travail réussi et pour quand.
- Donnez les moyens : les fichiers, les accès, les contacts nécessaires.
- Fixez un point d’étape plutôt que de surveiller en continu.
Acceptez aussi qu’une tâche déléguée ne soit pas faite exactement comme vous l’auriez faite. Si le résultat est bon, c’est suffisant.
Comment en parler à son manager?
Si votre surcharge de travail dure malgré le tri, parlez-en. Votre manager ne voit pas toujours tout ce que vous avez sur les bras.
Préparez l’échange :
- Apportez votre liste triée, avec le temps estimé de chaque tâche.
- Montrez où ça coince : ce qui ne tiendra pas dans les délais.
- Proposez un ordre de priorités et demandez-lui de le valider ou de le corriger.
- Convenez d’un point dans deux ou trois semaines pour voir si la situation s’améliore.
Restez factuel : parlez de volume de travail et de délais, pas de reproches. L’objectif est de décider ensemble de ce qui passe en premier.
Que dit la loi sur la surcharge de travail?
Le Code du travail fixe un principe. Selon l’article L4121-1, l’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent la mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.
Le Code prévoit aussi un droit à la déconnexion : l’article L2242-17 fait de ses modalités l’un des sujets de la négociation dans l’entreprise.
Cet article ne remplace pas un conseil juridique. Pour connaître vos droits dans votre situation, rapprochez-vous de vos représentants du personnel ou d’un professionnel du droit du travail.
Quand chercher de l’aide en dehors de l’entreprise?
Si la surcharge de travail commence à peser sur votre santé (sommeil, moral, fatigue qui ne passe pas), n’attendez pas. Parlez-en à votre médecin traitant. Le médecin du travail, qui connaît votre entreprise, peut aussi vous conseiller.
Le télétravail peut aussi brouiller la frontière entre travail et vie personnelle. Si c’est votre cas, lisez nos conseils d’organisation en télétravail pour éviter le burn-out.
FAQ sur la surcharge de travail
Comment dire à son manager qu’on a trop de travail?
Apportez votre liste de tâches triée avec le temps estimé de chacune, montrez ce qui ne tiendra pas dans les délais et demandez-lui de choisir les priorités. Restez sur les faits : volume et délais.
Quels sont les symptômes d’une surcharge de travail?
L’INRS cite des signes physiques (fatigue, maux de tête ou de dos, troubles du sommeil), cognitifs (difficulté à se concentrer ou à décider) et émotionnels (irritabilité, perte de confiance en soi, pessimisme). S’ils durent, parlez-en à un médecin.
Que faire si la direction ne fait rien?
Gardez une trace écrite de vos échanges et de votre charge de travail, puis rapprochez-vous de vos représentants du personnel ou du médecin du travail. Selon l’article L4121-1 du Code du travail, l’employeur doit protéger la santé physique et mentale des salariés.
En résumé
Une surcharge de travail se traite en trois gestes : trier vos tâches pour garder les 20 % qui comptent, refuser ou reporter une partie du reste et déléguer ce qui peut l’être. Si la surcharge dure, parlez-en à votre manager avec une liste triée et une proposition de priorités. Et si votre santé en pâtit, consultez un médecin : la loi oblige votre employeur à protéger votre santé physique et mentale.
Pour aller plus loin, découvrez comment prioriser vos tâches au quotidien. Et pour reprendre du temps chaque semaine, téléchargez le livre blanc gratuit « Gagnez 24 heures de temps libre par semaine ».
À très bientôt ! 🙂
